Politique de confidentialité

Engagement en matière de confidentialité

Bayshore soins de santé (« Bayshore » ou « nous ») s’est toujours engagée à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels se trouvant en sa possession.

La présente politique de confidentialité (la « politique ») explique la manière dont nous recueillons, utilisons, stockons, transférons, divulguons et protégeons les renseignements personnels que vous nous communiquez par l’entremise du site libre.myfreestyle.ca (le « site »), contrôlé par Bayshore et comportant un lien vers la présente politique.

Veuillez lire la présente politique de confidentialité avant d’utiliser le site ou de nous communiquer des renseignements personnels. L’expression « renseignements personnels » désigne les renseignements qui vous identifient ou dont on pourrait raisonnablement penser qu’ils pourraient servir à vous identifier, qui sont transmis ou recueillis par l’entremise du site et que Bayshore conserve dans un format accessible dans le cours de ses affaires. Votre nom, votre adresse postale et votre numéro de téléphone constituent des exemples de renseignements personnels. Les renseignements personnels comprennent également des renseignements financiers comme votre numéro de carte de crédit. Les renseignements sur votre santé, comme votre état physique ou mental, constituent aussi des renseignements personnels.

Le programme de gestion des renseignements personnels de Bayshore est régi par les pratiques en matière de gestion de l’information énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et dans les normes provinciales et professionnelles applicables.

Nous sommes responsables

Chez Bayshore, tous les employés ont la responsabilité de s’assurer que la confidentialité de vos renseignements personnels est strictement protégée et se sont engagés à le faire. Le directeur du programme d’assurance de la qualité et de gestion des risques est l’agent responsable de la protection des renseignements personnels de Bayshore; il est globalement responsable de la conformité aux exigences de toutes les lois en matière de vie privée et à toutes les pratiques de Bayshore en matière de vie privée. Toutefois, il incombe à tous les employés de Bayshore de préserver la confidentialité de tous les renseignements auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail. Pour nous en assurer, tous nos employés reçoivent une formation sur notre programme de gestion des renseignements personnels et sur les pratiques acceptables en la matière.

Au besoin, Bayshore modifiera le présent document et son programme de gestion des renseignements personnels lorsque des changements seront apportés aux lois sur la protection des renseignements ou lorsque des pratiques exemplaires seront découvertes.

Renseignements que nous recueillons et pourquoi

Nous recueillons, stockons, traitons et utilisons les renseignements à votre sujet que nous estimons nécessaires afin de vous fournir les soins et les services que nous offrons par l’entremise du site. Nous ne recueillons pas de renseignements indistinctement et, afin de nous en assurer, nous examinons constamment nos pratiques. Les renseignements personnels sont recueillis lorsque vous les communiquez vous-même, en remplissant par exemple un formulaire de demande de renseignements par l’entremise du site.

Notre personnel fera tout en son pouvoir pour s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour de sorte que nous puissions vous fournir les soins et les services appropriés. Pour y parvenir, nous avons besoin de votre aide; veuillez nous aviser de tout renseignement à propos de vos besoins en matière de soins de santé qui doivent être modifiés.

Votre permission

Quand vous nous communiquez des renseignements (comme votre adresse courriel, votre nom et votre adresse) par l’entremise du site, vous le faites volontairement. En communiquant de tels renseignements, vous consentez par les présentes à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, stockés, traités, utilisés et transférés à des fins commerciales légitimes, y compris afin de communiquer avec vous, de répondre à vos demandes de renseignements, d’exécuter des commandes de produits, ou à d’autres fins que vous précisez, et afin de protéger nos propres intérêts commerciaux légitimes.

De plus, Bayshore peut recueillir des renseignements à propos de vos visites au site sans que vous lui communiquiez activement ces renseignements. Des renseignements ne permettant pas de vous identifier, comme des témoins, des métadonnées et des balises Web pourraient être recueillis. Votre fureteur transmet automatiquement au site certains de ces renseignements, comme sa propre version et l’adresse URL du site Web que vous venez de visiter. Les techniques de cueillette de renseignements passives peuvent faciliter votre utilisation du site en permettant à Bayshore d’offrir un meilleur service, de personnaliser les sites en fonction de vos préférences, de compiler des statistiques, d’analyser des tendances et, par ailleurs, d’administrer et d’améliorer ses sites Web. Certaines fonctions du site pourraient ne pas être accessibles sans ces techniques. Les renseignements recueillis au moyen de ces techniques ne peuvent pas servir à vous identifier en l’absence de renseignements supplémentaires permettant de vous identifier.

Bayshore vous demandera votre consentement avant de divulguer vos renseignements personnels à d’autres personnes que les membres de l’équipe multidisciplinaire ou du « cercle de soins » lorsqu’elle reçoit des demandes d’accès légitimes. Bayshore note les occasions où elle divulgue des renseignements personnels à des tiers qui n’ont pas besoin de ces renseignements dans le cadre de leurs activités quotidiennes.

Veuillez communiquer avec Bayshore à tout moment si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement.

Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne servent qu’à vous fournir des services de soins de santé, à communiquer avec vous, à répondre à vos demandes de renseignements, à exécuter des commandes de produits ou de services ou à d’autres fins que vous indiquez, et afin de protéger nos propres intérêts commerciaux légitimes. Vos renseignements pourraient aussi être examinés dans le cadre d’une vérification ou d’une activité d’amélioration de la qualité. Lorsque cela est approprié, ces activités ont lieu sans aucune mention de personnes en particulier. Cet aspect important de notre système de gestion de la qualité nous permet de surveiller et d’améliorer continuellement notre rendement. Le nom des clients n’est JAMAIS communiqué à une personne physique ou morale aux fins d’une activité commerciale comme la vente, la négociation ou la location de vos renseignements personnels.

Dans le cadre des services que vous recevez et de votre utilisation du site, Bayshore tiendra vos renseignements personnels à jour avec le plus haut degré d’exactitude possible et dans la mesure nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Pour y parvenir, nous avons toutefois besoin de votre aide. Veuillez nous aviser sans délai de tout changement pertinent dans vos renseignements personnels.

Personnes à qui nous communiquons vos renseignements personnels

Aux fins commerciales légitimes décrites ci-dessus, Bayshore peut divulguer les renseignements personnels que vous lui communiquez par l’entremise du site aux parties suivantes, à la condition que ces parties acceptent de traiter vos renseignements personnels conformément à la présente politique : ses sociétés affiliées et sociétés liées; des fournisseurs de services (qui peuvent être situés à l’extérieur du Canada) soutenant son entreprise; à des tiers dans le cadre d’une vente, d’une cession, d’une fusion, d’un plan d’arrangement ou d’un autre transfert de son entreprise à laquelle ces renseignements se rapportent.

De plus, en communiquant volontairement vos renseignements personnels par l’entremise du site, vous consentez expressément par les présentes à ce que Bayshore divulgue les renseignements codés ne permettant pas de vous identifier transmis par l’entremise du site à des tiers, y compris Laboratoires Abbott, Limitée et les filiales et sociétés affiliées de celle-ci, aux fins de l’analyse des données démographiques, du suivi des tendances du marché et de l’amélioration des produits et services de tiers. Ces tiers pourraient ensuite divulguer les renseignements ne permettant pas de vous identifier à leurs propres tiers fournisseurs (qui pourraient être situés à l’extérieur du Canada) à des fins liées au soutien de leur entreprise.

Par conséquent, vos renseignements personnels pourraient être utilisés, transférés, stockés ou traités à l’extérieur du Canada aux fins décrites dans la présente politique. Les mesures contractuelles ou autres que Bayshore pourrait prendre afin de protéger vos renseignements personnels sont assujetties aux exigences des lois des pays étrangers où vos renseignements personnels peuvent être transférés, stockés ou traités (par exemple, les exigences légales relatives à la divulgation des renseignements personnels aux autorités gouvernementales de ces pays).

Dans de rares cas, les lois ou les autorités compétentes pourraient exiger que nous divulguions des renseignements personnels, par exemple lorsque nous recevons une ordonnance ou une assignation de la cour. En pareils cas, avant de divulguer les renseignements, Bayshore s’assurera de la validité de la demande et s’efforcera de ne divulguer que les renseignements nécessaires afin d’acquiescer à la demande.

Combien de temps gardons-nous vos renseignements personnels?

Bayshore ne garde les renseignements personnels qu’aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis; toutefois, certains renseignements personnels sont gardés pendant un certain nombre d’années conformément aux exigences légales.
Bayshore continuera d’avoir accès à vos renseignements même après la fin de vos services ou de votre utilisation du site. Nous conservons les dossiers des anciens clients pendant au moins dix ans ou plus longtemps quand la réglementation provinciale l’exige. Nous conservons les dossiers d’un enfant jusqu’à ce que l’enfant atteigne l’âge de la majorité plus dix ans. Ces dossiers sont stockés dans nos bureaux ou ailleurs de façon à en assurer la sécurité continue. Bayshore utilise des installations de stockage situées ailleurs que dans ses bureaux dont les pratiques en matière de protection des renseignements personnels sont conformes aux lois et uniquement après la conclusion d’une convention de confidentialité avec l’installation. Nous tenons des dossiers à propos de l’emplacement de ces fichiers de sorte que nous puissions récupérer ceux-ci au besoin. À la fin de cette période de dix ans, tous les renseignements que nous avons, sans égard au format, sont détruits de manière confidentielle.

Dans certains cas, les dossiers que Bayshore a créés sont conservés par d’autres organismes de soins de santé (un « gardien de renseignements de santé ») comme un programme de soins gouvernemental, une installation médicale ou un groupe d’essai clinique. En pareils cas, ces organismes suivront leur propre calendrier de conservation des dossiers et les demandes d’accès leur seront acheminées.

Renseignements personnels d’enfants

Nous sommes conscients du besoin de protéger les renseignements personnels des enfants dans Internet. Nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel auprès d’enfants ni n’utilisons sciemment de tels renseignements sans le consentement d’un parent ou tuteur. Nous ne permettons pas sciemment à des enfants de s’inscrire auprès de nous, de communiquer avec nous ou d’utiliser nos services en ligne.

Mesures de protection

Bayshore considère vos renseignements personnels, y compris les renseignements sur votre santé, comme des renseignements extrêmement confidentiels et elle a mis en place de nombreuses mesures de protection afin d’en préserver la confidentialité.

Étant donné la nature de notre travail, les renseignements se trouvent chez nous sous de nombreuses formes. Vos renseignements sont stockés sur support électronique ou dans des dossiers papier ou ils font partie des connaissances de nos employés.

Tous les employés reçoivent une orientation et une formation sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels au moment de leur embauche et signent à ce moment une convention relative à la confidentialité et aux conflits d’intérêts et une convention relative aux conditions de travail. La formation de nos employés a lieu régulièrement pendant leur emploi et des renseignements sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels accessibles à tous sont présentés dans le site Web réservé aux employés.

Les connaissances et les renseignements dont disposent nos employés sont considérés comme étant privés et confidentiels; ils ne sont utilisés que dans le cadre du travail à Bayshore et ne sont communiqués à aucune autre personne. À quelque moment que ce soit, si un soignant reçoit une demande de renseignements ou si on lui pose des questions à propos d’un client de Bayshore, il refusera de donner les renseignements et acheminera la demande à son superviseur.

Les renseignements électroniques sont protégés au moyen de pare-feu, de noms d’utilisateurs et de mots de passe selon les niveaux d’autorisation accordés.

Les dossiers en papier sont protégés en étant stockés à des endroits appropriés à la succursale, où l’accès n’est accordé qu’au personnel ayant les autorisations nécessaires. Après les heures de bureau, ces dossiers sont gardés sous clé, en lieu sûr.

Les télécopies sont envoyées à des numéros préprogrammés afin de réduire la possibilité que des renseignements soient envoyés au mauvais endroit et la page frontispice comporte un énoncé de confidentialité indiquant au destinataire ce qu’il doit faire s’il a reçu la télécopie par erreur.

De plus, nos signatures courriel comportent un énoncé de confidentialité expliquant ce qu’il faut faire après avoir reçu un message par erreur. Dans le cas d’une télécopie ou d’un courriel mal adressé, le destinataire a instruction de communiquer avec l’agent responsable de la protection des renseignements personnels.

Malgré ces mesures de protection, aucune transmission de renseignements personnels, y compris par Internet, n’est entièrement sûre. Par conséquent, Bayshore, ses sociétés affiliées, ses sociétés liées, ses fournisseurs de services et les autres parties ayant accès à vos renseignements aux termes de la présente politique ainsi que leurs dirigeants, leurs administrateurs, leurs employés et leurs mandataires respectifs ne déclarent pas ni ne garantissent que les renseignements personnels seront protégés contre les mauvaises utilisations, les pertes ou les modifications et n’assument aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels qui leur sont communiqués.

Sites de tiers

Bayshore peut proposer des hyperliens vers les sites Web de tiers sur lesquels elle n’exerce aucun contrôle. Bayshore n’assume aucune responsabilité à l’égard des pratiques en matière de protection des renseignements personnels des organismes dont l’hyperlien figure dans le site et la présente politique ne s’applique pas aux sites appartenant à des tiers. Bayshore vous exhorte à examiner la politique de confidentialité des sites Web appartenant à des tiers dès votre première visite. Bayshore décline toute obligation d’examiner la politique de confidentialité d’un site vers lequel elle fournit un hyperlien ou de s’assurer que cette politique est effectivement appliquée.

Votre droit de consulter vos renseignements personnels

Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou les consulter, vous pouvez le faire à tout moment en formulant une demande par écrit et en l’envoyant à l’agent responsable de la protection des renseignements personnels de Bayshore. Comme votre dossier pourrait contenir des termes propres à la médecine ou aux soins infirmiers, nous vous invitons à rencontrer l’une de nos infirmières en chef au moment d’examiner votre dossier, qui pourra répondre à toutes vos questions. Au besoin, vous pourrez aussi demander une copie de votre dossier, en totalité ou en partie, en présentant une demande écrite à votre succursale Bayshore. Nous aiderons toute personne ayant besoin d’aide à rédiger une demande d’accès à ses renseignements personnels.

Si vous avez une déficience sensorielle, veuillez nous en aviser afin que nous tentions de vous donner les renseignements dans un autre format. En outre, des traducteurs sont à votre disposition au besoin.

Veuillez noter que pour nous assurer que seules les personnes autorisées à accéder à vos renseignements puissent le faire, nous pourrions devoir vous demander des renseignements personnels supplémentaires afin de valider l’identité et l’autorisation de la personne qui présente la demande d’accès. Ces renseignements supplémentaires ne serviront qu’aux fins de la validation de la demande de renseignements.

Des frais raisonnables pourraient être facturés en contrepartie de la recherche et de la copie de documents, selon la nature de la demande. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des inquiétudes concernant le caractère raisonnable des frais.

Bayshore s’efforce de répondre à toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels dans un délai de 30 jours. Certaines demandes d’accès aux renseignements pourraient être refusées ou encore accordées avec certaines restrictions. Les motifs de refus comprennent les suivants : la nature exclusive du document; les renseignements peuvent porter atteinte à la vie privée d’une autre personne; une loi en empêche la divulgation; nous exerçons notre pouvoir discrétionnaire de retenir ou de limiter la divulgation des renseignements parce que nous estimons qu’un préjudice pourrait découler de celle-ci.

Si nous refusons une demande d’accès à des renseignements, nous vous informerons de la raison ou des raisons du refus et des recours qui s’offrent à vous.

Votre droit de corriger vos renseignements personnels

Vous pouvez communiquer avec Bayshore afin de demander la correction d’une erreur ou d’une omission dans vos renseignements personnels ou de mettre à jour vos renseignements. Cette demande doit être faite par écrit. Si cela est approprié, Bayshore fera la correction dès qu’il sera raisonnablement possible de le faire. Si la correction ne peut être faite, Bayshore vous informera par écrit de la raison. La demande de correction et notre réponse seront consignées au dossier.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou si vous avez une question ou une inquiétude à propos de Bayshore et de ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels

Toute personne peut communiquer avec Bayshore afin de lui faire part d’une plainte, d’une question, d’une préoccupation ou d’un compliment concernant ses pratiques en matière de manutention de l’information. Toutes les demandes feront l’objet d’un examen complet. Lorsque cela sera justifié, des mesures correctrices appropriées pouvant aller jusqu’à la modification de la présente politique et des pratiques utilisées seront prises. Toute mesure correctrice ainsi prise sera mentionnée dans notre réponse à la personne ayant présenté la demande.

Il incombe à tous les employés de Bayshore de s’assurer de la protection de vos renseignements personnels. Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour nous faire part d’une inquiétude à propos de vos renseignements personnels, ou pour obtenir de plus amples renseignements à propos des politiques et des pratiques de Bayshore en matière de gestion et de manutention des renseignements personnels, vous êtes invité à communiquer avec le bureau Bayshore de votre localité. Si votre inquiétude en matière de protection des renseignements personnels n’est pas dissipée à votre satisfaction ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, votre demande sera acheminée à l’agent responsable de la protection des renseignements personnels de Bayshore.

Vous pouvez communiquer avec l’agent responsable de la protection des renseignements personnels de Bayshore directement par courriel à privacyofficer@bayshore.ca, par téléphone au 1 905 822-8075 poste 32291 ou par la poste au 2101 Hadwen Rd., Mississauga, Ontario L5K 2L3.

Vous avez aussi le droit de communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez approprié. Même si nous aimerions avoir l’occasion de faire notre possible pour répondre à vos préoccupations, nous vous aiderons aussi à communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée si vous le jugez pertinent.

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Les services de santé communautaires de Bayshore sont régis par la norme de qualité ISO 9001. Bayshore s’est engagée à s’assurer de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels.

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